Mutarea datelor în Reges Online poate părea complicată la început, mai ales dacă ești obișnuit cu vechiul sistem Revisal. Dar stai liniștit, procesul e destul de direct odată ce știi pașii. Practic, e vorba despre a te asigura că toate informațiile despre angajații tăi sunt corecte și la zi în noua platformă. Am trecut și eu prin asta, și am zis să fac un mic ghid ca să-ți fie mai ușor. Hai să vedem cum facem tranziția asta cât mai lin posibil.
Ce trebuie să știi despre Reges Online
- Începe prin a-ți crea un cont de angajator în Reges Online și a te autentifica folosind ROeID sau semnătura digitală.
- Datele din Revisal ar trebui să se transfere automat, dar e bine să verifici și să actualizezi detaliile contractuale, cum ar fi numărul de ore.
- În secțiunea ‘Salariați’, poți adăuga noi angajați, modifica informațiile existente sau căuta rapid pe cineva.
- Gestionarea contractelor de muncă implică înregistrarea, modificarea, suspendarea sau încetarea lor, totul din platformă.
- Reges Online îți permite să vizualizezi și să gestionezi deciziile de detașare sau mutare a angajaților, plus să generezi diverse rapoarte utile.
Conectarea și Înregistrarea în Reges Online
Pentru a începe să folosești Reges Online, primul pas este să te asiguri că ai acces la platformă. Procesul de conectare și înregistrare este destul de direct, dar necesită atenție la detalii pentru a evita problemele pe parcurs.
Crearea unui Cont de Angajator
Crearea unui cont nou pentru angajatori implică câțiva pași simpli. Va trebui să accesezi site-ul oficial al Registrului General de Evidență a Salariaților și să cauți secțiunea dedicată angajatorilor. Acolo, vei găsi opțiunea de înregistrare. Completează cu atenție toate câmpurile obligatorii, cum ar fi adresa de e-mail, parola, prenumele și numele de familie. După completarea acestor informații, vei primi un link pe e-mail pentru a-ți activa contul nou creat. Este important să folosești o adresă de e-mail validă, deoarece aceasta va fi folosită pentru comunicările ulterioare.
Autentificare prin ROeID și Semnătură Digitală
Reges Online oferă două metode principale de autentificare, menite să sporească securitatea și să simplifice accesul. Pe lângă metoda clasică de conectare cu nume de utilizator și parolă, poți folosi și ROeID. Acesta este un sistem de autentificare electronică recunoscut la nivel european, care îți permite să te conectezi rapid și sigur folosind aplicația mobilă dedicată. Alternativ, dacă deții o semnătură digitală calificată, o poți utiliza pentru a te autentifica direct în platformă. Ambele metode asigură un nivel înalt de securitate a datelor tale.
Activarea Contului Reges Online
După ce ți-ai creat contul, acesta trebuie activat pentru a putea accesa toate funcționalitățile platformei. Activarea se poate realiza în mai multe moduri. Poți merge personal la sediul unui Inspectorat Teritorial de Muncă, sau poți folosi una dintre metodele de autentificare electronică menționate anterior: ROeID sau semnătura digitală. Alegerea metodei depinde de preferințele și de dotările tehnice pe care le ai la dispoziție. Odată ce contul este activ, vei putea începe să gestionezi datele salariaților și contractele de muncă. Poți explora funcționalitățile platformei într-un mediu de testare înainte de a începe să lucrezi cu date reale, pentru a te familiariza cu Reges Online.
Gestionarea corectă a datelor angajaților în Reges Online este esențială pentru conformitatea legală și pentru buna desfășurare a activității companiei. Asigură-te că parcurgi toți pașii de înregistrare și activare cu atenție.
Transferul Datelor din Revisal în Reges Online
Mutarea datelor din vechiul sistem Revisal în noua platformă Reges Online poate părea complicată, dar de fapt, procesul este destul de direct. Datele din vechiul Revisal se transferă automat în momentul în care adaugi registrul pentru prima dată în platforma Reges Online. Totuși, pentru a te asigura că totul merge ca uns, e bine să știi ce presupune acest transfer și ce modificări ar putea fi necesare.
Procesul Automat de Transfer
După ce ai finalizat înregistrarea și ai obținut accesul la registrul entității tale, sistemul va prelua automat informațiile existente din Revisal. Practic, nu trebuie să reintroduci manual toate datele angajaților. Totuși, pentru a accesa registrul, va trebui să completezi o cerere de acces. Poți afla cum să faci asta accesând secțiunea Registre – Cerere Acces. Acest pas este important pentru a te asigura că ai permisiunea necesară pentru a gestiona datele.
Modificări Necesare în Contractele Angajaților
Deși transferul este automat, există situații în care anumite câmpuri din contractele angajaților ar putea necesita ajustări. Acestea sunt, de obicei, câmpurile care nu au fost completate în Revisal sau care au suferit modificări recente. Singurele câmpuri care vor necesita, cel mai probabil, o verificare și eventuală modificare sunt:
- Tipul intervalului de repartizare (număr de ore pe zi/pe săptămână/pe lună)
- Detalii specifice legate de programul de lucru, cum ar fi repartizarea timpului de muncă.
Este recomandat să verifici cu atenție aceste detalii pentru fiecare contract în parte, imediat după transferul inițial. O verificare atentă te ajută să eviți problemele pe viitor.
Procesul de migrare a datelor este conceput pentru a fi cât mai simplu, dar o verificare finală a informațiilor transferate este întotdeauna o idee bună. Asigură-te că toate detaliile contractuale sunt corecte înainte de a trece la următoarele etape de administrare a salariaților în Reges Online.
După ce ai finalizat verificările și eventualele corecții, poți trece mai departe la gestionarea angajaților și a contractelor lor în noua platformă. Consultă ghidul pentru crearea unui cont de angajator dacă încă nu ai parcurs acest pas.
Gestionarea Salariaților în Reges Online
După ce ai trecut prin pașii de conectare și ai transferat datele din vechiul Revisal, ești gata să te ocupi de salariații tăi în noua platformă Reges Online. Aici, totul devine mai structurat, dar necesită atenție la detalii.
Adăugarea unui Nou Salariat
Când ai un angajat nou, procesul de înregistrare în Reges Online este destul de direct. Trebuie să accesezi secțiunea dedicată și să completezi informațiile cerute. Gândește-te la asta ca la completarea unui dosar digital.
- Mergi la secțiunea „Salariați” și selectează „Adăugare Salariat”.
- Introdu datele de identificare ale angajatului: nume, prenume, CNP, data nașterii, cetățenie.
- Completează informațiile despre contractul de muncă: data începerii, funcția, locul de muncă, salariul brut.
- Nu uita de datele de contact ale angajatului.
Modificarea și Corecția Datelor Salariaților
Viața e plină de schimbări, iar asta se aplică și la datele angajaților. Fie că e vorba de o modificare a funcției, a adresei sau o simplă corecție la CNP, platforma îți permite să faci asta.
Este important să faci distincția între o „Modificare” și o „Corecție”. Modificarea se folosește pentru schimbări oficiale, cum ar fi o promovare sau o schimbare de adresă bazată pe un act nou. Corecția, pe de altă parte, este pentru erorile de introducere a datelor, cum ar fi un CNP greșit scris la început.
- Pentru modificări, mergi la „Salariați” -> „Modificare”.
- Pentru corecții, accesează „Salariați” -> „Corecție”.
- Selectează salariatul vizat și aplică schimbările necesare în secțiunile „Date salariat” sau „Date generale”.
Ai grijă la ce informații introduci, mai ales la cele de identificare. O greșeală aici poate crea bătăi de cap mai târziu.
Căutarea Rapidă a unui Angajat
Cu cât ai mai mulți angajați, cu atât devine mai greu să găsești rapid informațiile despre cineva anume. Din fericire, Reges Online are o funcție de căutare destul de eficientă.
Poți căuta un angajat după nume, prenume sau chiar după CNP. Bara de căutare se găsește de obicei în secțiunea „Salariați” și te ajută să accesezi fișa angajatului în câteva secunde. E un fel de lupă digitală pentru baza ta de date.
Administrarea Contractelor de Muncă în Reges Online
După ce ai pus la punct partea de înregistrare a salariaților, următorul pas firesc este să te ocupi de contractele lor de muncă. Reges Online îți oferă unelte pentru a gestiona totul, de la crearea unui contract nou până la modificări sau chiar încetarea acestuia. E important să ai toate aceste documente în ordine, pentru că, știi cum e, controalele pot apărea oricând.
Înregistrarea unui Contract Nou
Când ai un angajat nou sau când un contract existent trebuie înregistrat în sistem, procesul e destul de direct. Mergi la secțiunea „Contracte” și selectezi „Înregistrare”. Apoi, trebuie să alegi salariatul pentru care vrei să creezi contractul. După ce ai făcut asta, apeși „Înainte” și începi să completezi detaliile specifice contractului.
Ce informații vei introduce:
- Tipul contractului: Determinat, nedeterminat, etc.
- Durata contractului: Dacă e cazul, pentru contractele pe perioadă determinată.
- Tipul de normă: Normă întreagă, fracțiune de normă.
- Durata timpului de muncă: Numărul de ore pe zi/săptămână.
- Repartizarea timpului de muncă: Programul zilnic, inclusiv orele de început și sfârșit.
- Numărul contractului: Numărul unic al documentului.
- Data încheierii și data de început: Când a fost semnat și când intră în vigoare.
- Funcția ocupată: Poziția în cadrul companiei.
- Locul de muncă: Adresa unde își desfășoară activitatea angajatul.
- Salariul brut lunar: Suma de bază, plus eventualele sporuri.
După ce ai completat toate aceste câmpuri, vei ajunge la un sumar. Verifică totul cu atenție și apoi apasă „Transmite”. Sistemul îți va genera contractul în format .docx, pe care îl poți descărca.
Modificarea Detaliilor Contractuale
Viața la birou nu e mereu statică, așa că e normal să apară și modificări la contractele de muncă. Fie că e vorba de o schimbare de funcție, un nou salariu, sau ajustarea programului, Reges Online te ajută să ții evidența. Mergi la „Contracte” și selectezi „Modificare”. Apoi, alegi angajatul vizat.
Ce poți modifica:
- Funcția sau ocupația.
- Nivelul de studii necesar pentru post.
- Locul de muncă (schimbarea sediului, de exemplu).
- Salariul și sporurile aferente.
- Programul de lucru (zi, noapte, ture).
După ce ai făcut modificările necesare și ai verificat sumarul, apeși „Transmite”. E important să fii atent la detalii, pentru că orice modificare trebuie să reflecte realitatea contractuală.
Suspendarea și Încetarea Contractelor
Când un contract de muncă este suspendat (de exemplu, concediu de creștere copil, detașare) sau încetează (demisie, concediere, expirarea perioadei), aceste evenimente trebuie înregistrate în Reges Online. Sistemul are secțiuni dedicate pentru „Suspendare” și „Încetare” în meniul „Contracte”.
Pașii generali sunt similari: selectezi angajatul, alegi tipul de acțiune (suspendare sau încetare), introduci datele specifice (data suspendării/încetării, temeiul legal, etc.) și apoi transmiți informația.
Este esențial să înregistrezi corect și la timp aceste evenimente, deoarece ele afectează statutul angajatului în sistem și pot avea implicații legale și financiare. Verificarea atentă a datelor înainte de transmitere este un pas obligatoriu.
Prin gestionarea corectă a acestor operațiuni, te asiguri că registrul tău de evidență a salariaților este mereu actualizat și conform cu legislația în vigoare.
Gestionarea Deciziilor de Detașare și Mutare
În Reges Online, gestionarea detașărilor și mutărilor angajaților devine mult mai simplă. Platforma îți permite să creezi, să trimiți și să urmărești aceste decizii, totul dintr-un singur loc. Hai să vedem cum funcționează.
Vizualizarea Deciziilor Primite
Când un alt angajator îți trimite o decizie de detașare, o vei găsi în secțiunea „Decizii – Detașare – Primite”. Aici poți vedea toate propunerile, fie că sunt noi, acceptate sau respinse. Pentru a găsi mai ușor ce te interesează, poți folosi filtrele din partea stângă a ecranului, cum ar fi „Acceptată”, „Primită” sau „Respinsă”. E bine să ai o imagine clară asupra acestor mișcări de personal.
Urmărirea Deciziilor Trimise
Pe de altă parte, dacă tu trimiți o decizie de detașare către alt angajator, o poți urmări în „Decizii – Detașare – Trimise”. Aici vei vedea istoricul tuturor deciziilor pe care le-ai expediat. Poți filtra după status: „Trimisă” (așteaptă răspuns), „Acceptată” (aprobată) sau „Respinsă” (refuzată). E util să știi exact unde se află fiecare propunere.
Procesul de Transfer al Angajaților
Platforma Reges Online simplifică și procesul de transfer al angajaților, fie că vorbim de o simplă mutare într-o altă locație sau departament, fie de un transfer către o altă entitate juridică.
Procesul de mutare a unui angajat implică următorii pași principali:
- Inițierea deciziei: Accesezi meniul corespunzător (ex: „Decizii – Mutare – Schimbare loc”) și selectezi angajatul vizat.
- Completarea datelor: Introduci numărul și data deciziei, perioada de valabilitate, datele angajatorului sursă și destinație, precum și alte detalii opționale.
- Verificarea informațiilor: Sistemul va prelua automat datele din contractul de muncă. Este important să verifici dacă acestea sunt corecte și actualizate, inclusiv detalii despre funcție, studii, loc de muncă, salariu și sporuri.
- Finalizarea: După ce ai verificat totul, apeși „Transmite” pentru a înregistra decizia. Vei primi o confirmare la final.
Există și opțiunea de „Schimbare gestiune”, care se referă la mutarea unui angajat între departamente sau sucursale, fără a afecta contractul de muncă în sine, ci doar responsabilitatea de gestionare. De asemenea, poți anula deciziile de detașare sau mutare din secțiunile dedicate, urmând pași similari de selectare a angajatului și motivare a anulării.
Generarea Rapoartelor și Extrasele din Reges Online
După ce ai finalizat toate operațiunile de înregistrare și modificare a datelor salariaților și contractelor de muncă, este momentul să te gândești și la partea de raportare. Reges Online îți pune la dispoziție o serie de instrumente pentru a genera diverse tipuri de rapoarte și extrase, utile atât pentru control intern, cât și pentru eventuale verificări din partea autorităților. Aceste funcționalități te ajută să ai o imagine clară asupra situației contractuale a angajaților tăi.
Extrase Contracte Angajator
Prin intermediul acestei secțiuni, poți obține o listă completă a tuturor contractelor de muncă înregistrate de compania ta în Reges Online. Indiferent de stadiul lor – active, suspendate, detașate – vei avea acces la o imagine de ansamblu. Procesul este destul de simplu:
- Accesează meniul „Extrase” și apoi „Contracte angajator”.
- Alege formatul dorit pentru raport (PDF, Excel, CSV sau DOCX). Poți bifa și opțiunea de semnare electronică, dacă este necesar.
- Apasă butonul „Generează raport”.
- Vei primi o notificare în registru cu un link către raportul generat. Accesează-l.
- În final, apasă „Descarcă” pentru a salva documentul.
Jurnalul Angajatorului și Raportul de Neconformități
- Jurnalul Angajatorului: Această funcție îți permite să vizualizezi istoricul complet al acțiunilor pe care le-ai efectuat în platforma Reges Online, într-un interval de timp specificat de tine. Este un instrument bun pentru a urmări activitatea în sistem.
- Raportul de Neconformități: Aici vei găsi eventualele erori sau discrepanțe identificate în datele pe care le-ai introdus în sistem. Este important să consulți acest raport periodic pentru a te asigura că toate informațiile sunt corecte.
Pașii pentru generarea acestor rapoarte sunt similari cu cei pentru extrasele de contracte, implicând selectarea secțiunii corespunzătoare din meniul „Extrase”, alegerea formatului și generarea raportului.
Este esențial să acorzi atenție detaliilor din aceste rapoarte. O mică greșeală în introducerea datelor poate duce la neconformități care necesită corectare ulterioară. Verificarea periodică te scutește de bătăi de cap.
Raportul de Încetare a Contractelor
Acest raport este util pentru a avea o evidență clară a contractelor de muncă care urmează să înceteze. Poți specifica un interval de zile pentru a vedea ce contracte expiră sau sunt programate pentru încetare. Generarea lui implică accesarea secțiunii „Încetări contracte” din meniul „Extrase” și introducerea numărului de zile relevant.
Concluzii despre migrarea datelor în Reges Online
Așadar, am ajuns la finalul discuției despre cum să ne descurcăm cu Reges Online. Sper că pașii pe care i-am parcurs împreună te-au ajutat să înțelegi mai bine cum funcționează totul. Nu e chiar așa complicat pe cât pare la prima vedere, mai ales dacă ești atent la detalii. Important e să ai datele pregătite și să urmezi instrucțiunile pas cu pas. Dacă întâmpini probleme, nu ezita să consulți ghidurile sau să ceri ajutor. Succes cu transferul datelor!
Întrebări Frecvente despre Reges Online
Ce este Reges Online și de ce trebuie să-l folosesc?
Reges Online este un sistem electronic unde angajatorii trebuie să raporteze datele despre angajații lor. Este obligatoriu să îl folosești pentru a respecta legile și pentru a ține evidența corectă a contractelor de muncă.
Cum pot să mă conectez la Reges Online?
Te poți conecta folosind datele tale de angajator. De asemenea, ai opțiunea să te autentifici prin ROeID, care este o aplicație mobilă, sau prin semnătura digitală.
Cum se transferă datele din Revisal în Reges Online?
Datele din vechiul Revisal se transferă automat când adaugi registrul în Reges Online pentru prima dată. Poate fi nevoie să completezi o cerere de acces pentru a obține datele tale.
Ce informații trebuie să actualizez la contractele angajaților în Reges Online?
Trebuie să te asiguri că sunt la zi informații precum funcția angajatului, nivelul studiilor, locul de muncă (județ și localitate) și salariul brut lunar. De asemenea, verifică sporurile sau indemnizațiile.
Cum înregistrez un contract nou de muncă în Reges Online?
Mergi la secțiunea ‘Contracte – Înregistrare’, selectezi angajatul, apoi completezi detaliile contractului, cum ar fi tipul, durata, norma de muncă, salariul și alte informații specifice. La final, verifici sumarul și trimiți.
Ce fac dacă am greșit o informație la un angajat?
Dacă ai introdus greșit o informație (de exemplu, un CNP greșit), folosești secțiunea ‘Salariați – Corecție’. Aici poți modifica datele personale sau generale ale angajatului și apoi trimiți corecția.
